Exchange Online lisansı nasıl seçilir?

Exchange Online lisansı nasıl seçilir?

Exchange Online lisansı seçilirken kullanıcının posta kutusu, arşiv ve uygulama ihtiyaçları birlikte değerlendirilir. E-posta için alınan kullanım hakkıyla masaüstü uygulama hakkı aynı kapsam değildir. Kaynak verinin hacmi, ortak adreslerin yapısı ve hedefte kullanılacak özellikler belirlenmeden yalnız ürün adına bakmak, gerçek ihtiyacın bir bölümünün gözden kaçmasına neden olabilir. Uygulama kapsamı için Exchange mail hizmeti sayfasındaki açıklamalar da değerlendirilebilir.

Exchange Online lisansı satın almak ile şirketinizin e-postasının kullanıma hazır teslim edilmesi aynı kapsam değildir. Alan adı işlemleri, kullanıcı atamaları, eski mesajların taşınması ve cihaz bağlantıları ayrıca çalışma gerektirebilir. Talebinizde yalnız lisans mı, lisansla birlikte kurulum mu yoksa mevcut ortamın düzenlenmesi mi istediğinizi belirtin. Böylece ürün bedeliyle uygulama emeğinin birbirine karışmadığı, karşılaştırılabilir bir teklif hazırlanabilir.

Yalnız e-posta ihtiyacınızı uygulama paketinden ayırın

İşletmeniz masaüstü ofis uygulamalarını başka bir lisansla kullanıyor olabilir. Bu durumda ihtiyaç yalnız e-posta hizmetiyse bütün çalışanlar için geniş bir uygulama paketi istemek yerine mevcut hakları incelemek yararlıdır. Tersine, yeni çalışanların masaüstü uygulamaya da ihtiyacı varsa yalnız posta kutusu lisansı beklenen işi tamamlamayabilir. Lisanslama görüşmesinde çalışanların günlük olarak hangi araçları kullandığı açıklanmalıdır.

Örneğin bir ekip tarayıcıdan e-postaya erişirken başka bir ekip bilgisayarındaki Outlook uygulamasıyla çalışabilir. Kullanım biçimi, uygulamanın mevcut lisansı ve desteklenen bağlantı seçenekleri birlikte değerlendirilmelidir. Exchange Online aboneliğinin bütün masaüstü uygulama haklarını sağladığı varsayılmamalıdır. Microsoft Exchange Online hizmet açıklaması, hizmetin e-posta, takvim ve kişi bilgileri odaklı yapısını tanımlar. Uygulama hakları ise satın alınacak ürün üzerinden ayrıca doğrulanmalıdır.

Plan 1 ve Plan 2 talebini gerçek posta kutularıyla değerlendirin

Plan seçimini yalnız küçük paket ve büyük paket şeklinde yapmak yerine posta kutularının mevcut doluluğunu ve beklenen kullanımını inceleyin. Microsoft Exchange Online limitleri belgesinde bağımsız Plan 1 için 50 GB, Plan 2 için 100 GB kullanıcı posta kutusu kapasitesi gösterilir. Bu bilgiler teklif hazırlama tarihinde güncel ürün ve koşullarla yeniden kontrol edilmelidir.

Bugün az dolu görünen bir kutunun büyüme hızı yüksek olabilir; eski mesajların ayrı arşivde tutulması da ihtiyacı değiştirebilir. Teklif için yalnız toplam veri miktarını değil büyük kutuları, ortak kullanılan adresleri ve geçmiş veri ihtiyacını da paylaşın. Bütün personele aynı planı atamak zorunluymuş gibi yaklaşmak yerine, uygun lisanslama koşulları içinde hangi kullanıcı grubunun hangi özelliğe ihtiyaç duyduğu belirlenmelidir.

Arşiv kapasitesiyle yedekleme talebini ayrı tanımlayın

Arşiv, kullanıcının eski mesajlarla çalışmasını ve belirli saklama ihtiyaçlarını destekleyebilir; ancak şirketin istediği her kurtarma senaryosunu kendiliğinden sağlamaz. Ana posta kutusu kapasitesi ile arşiv kapasitesini aynı depolama alanı gibi toplamayın. Arşive erişim, kullanım biçimi ve varsa otomatik genişleme koşulları ürünün güncel teknik açıklamasından doğrulanmalıdır. Teklifte yalnız yüksek bir kapasite rakamı görmek iş ihtiyacının karşılandığını kanıtlamaz.

İşletmeniz belirli bir tarihteki mesajları geri almak, yanlış silinen içerikleri kurtarmak veya ayrı bir kopya tutmak istiyorsa bu beklentileri açıkça yazın. Saklama politikası, arşiv ve bağımsız yedekleme ayrı başlıklar olarak değerlendirilebilir. Kurumsal mail yedekleme hizmeti kapsamı hakkında bilgi alarak hangi verinin nasıl korunmasını istediğinizi netleştirebilirsiniz. Gerekli ek ürün ve uygulama işleri teklif içinde ayrıca belirtilmelidir.

Kullanıcı, ortak adres ve yönlendirme listesini hazırlayın

Lisans adedi belirlenirken yalnız şirketin kullandığı bütün e-posta adreslerini saymak yeterli değildir. Çalışan hesabı, ortak posta kutusu, dağıtım grubu ve takma adres farklı yapılardır. Satış veya muhasebe adresinin hangi çalışanlar tarafından nasıl kullanılacağı açıklanmalıdır. Yanlış sınıflandırılmış adres listesi gereksiz alıma veya ihtiyaç duyulan işlevin eksik kalmasına neden olabilir. İlk görüşmede mevcut adresleri görevleriyle birlikte paylaşmanız incelemeyi kolaylaştırır.

Ortak posta kutularında erişecek kullanıcıların hakları, kapasite ve gerekli ek özellikler kontrol edilmelidir. “Ortak adresler her koşulda lisanssızdır” şeklinde genel bir kabul yapılmamalıdır. Hangi kutuya doğrudan giriş beklendiği ve kimin o adres adına gönderim yapacağı belirlenmelidir. Teklif çıktısında kullanıcı başına önerilen ürün ve ortak adreslerin uygulanacak yapısı ayrı gösterildiğinde, şirket yetkilisi ne için lisans alındığını daha kolay değerlendirebilir.

Mevcut ortama lisans ekleme ile yeni kurulum farklı işlerdir

Çalışan bir Microsoft 365 kuruluşuna yeni lisans eklenmesiyle ilk kez şirket ortamı hazırlanması aynı iş yükünü oluşturmaz. Mevcut ortamda abonelik, yönetici erişimleri, alan adı ve kullanıcılar incelenir. Yeni kurulumda bunlara ek olarak kuruluşun başlangıç düzeni ve yetkileri hazırlanabilir. Hizmet talebinizde mevcut yönetim ortamının bulunup bulunmadığını belirtin; yeni hesap açılmasının veri veya alan adı sahipliğini nasıl etkileyeceği incelenmelidir.

Yönetici erişiminin eski sağlayıcıda veya ayrılmış bir çalışanda kalması da hazırlık süresini etkileyebilir. İlk teklif için parolaları açık mesajla göndermek yerine erişimin kimde olduğunu açıklayın. İncelemenin gerektirdiği yetkiler kontrollü biçimde sağlanmalıdır. Kurulum çalışması talep ediyorsanız Microsoft 365 kurulum hizmeti kapsamını da değerlendirebilirsiniz. Lisans teslimiyle teknik kurulum kabulü teklif üzerinde farklı kalemler olarak tanımlanabilir.

Eski e-postaların taşınması teklifinize dahil mi?

Exchange Online kullanmak isteyen işletmelerde eski e-postaların, kişi bilgilerinin ve takvimlerin durumu başlangıçta belirlenmelidir. Yeni lisansın atanması geçmiş verilerin otomatik olarak taşındığını göstermez. Mevcut sunucu, kullanıcı sayısı, veri büyüklüğü ve kullanılabilen erişim yöntemi ayrı bir geçiş çalışmasını gerektirebilir. İşletmenin çalışmaya devam etmesi gereken saatler de uygulama planında dikkate alınmalıdır.

Taşıma istiyorsanız hangi verinin hangi kaynaktan alınacağını ve işin sonunda neyin kontrol edileceğini açıklayın. Özellikle yalnız e-posta taşınacak bir işte takvim veya kişilerin de dahil olduğu varsayılmamalıdır. Mail taşıma hizmeti ile lisanslama işi birlikte planlanabilir; buna rağmen teslimleri ayrı görünmelidir. Kaynak ve hedef kontrolleri, kullanıcı kabulü ve açık kalan istisnalar yazıldığında fiyat karşılaştırması daha anlaşılır hale gelir.

Örneğin on iki çalışanı ve üç departman adresi olan bir şirket için talep edilen toplam adres sayısı doğrudan lisans adedi olarak yazılmamalıdır. Departman adreslerinin ortak kutu mu, grup mu yoksa ayrı kullanıcı mı olacağı incelenir. Ayrıca yüksek hacimli tek bir posta kutusunun ihtiyacı diğer çalışanlardan farklı olabilir. Bu varsayımsal senaryoda teslim listesi hem önerilen ürünleri hem de adreslerin nasıl kullanılacağını göstermelidir.

Mevcut hesaplara başka uygulamalar veya otomatik bildirim sistemleri bağlanıyorsa bunları da ilk görüşmede belirtin. Bir yazıcının tarama gönderimiyle personelin kendi posta kutusunu kullanması farklı teknik inceleme gerektirebilir. Bu bağlantıların yalnız lisans atamasıyla çözüleceği varsayılmamalıdır. İncelemeye dahil uygulamalar, yetkili erişim ve sonuç kontrolü ayrı iş kalemleri olarak belirlenebilir.

Exchange Online lisanslama fiyatını etkileyen kalemler

Fiyat değerlendirmesinde seçilen ürün, kullanıcı adedi, abonelik dönemi, ödeme sıklığı ve geçerli satın alma koşulları birlikte ele alınır. Bunlara uygulama, taşıma, arşiv yapılandırması veya devam eden yönetim isteniyorsa ilgili hizmet kalemleri eklenebilir. İncelenmemiş bir ortam için tek rakamla bütün işleri kapsama sözü verilmesi yerine dahil ve hariç işlerin açıklanması istenmelidir. Teklifin para birimi, vergi durumu ve geçerlilik tarihi görünür olmalıdır.

Bir teklif yalnız lisans bedelini, başka bir teklif ise lisansla birlikte kurulum emeğini içerebilir. Bu iki tutarı doğrudan aynı hizmetin fiyatı gibi karşılaştırmayın. Birim fiyatın hangi döneme ve taahhüde dayandığını sorun. Ödeme aralığıyla abonelik süresinin ayrı alanlar olduğunu kontrol edin. Ek kullanıcı ihtiyacı doğduğunda veya sayı azaltılmak istendiğinde uygulanacak koşullar da satın alma öncesinde açıklanmalıdır.

Lisans ataması ve posta kutusu tesliminde hangi kontroller yapılır?

Teknik uygulama dahil bir çalışmada hizmet kabulü yalnız lisansın panelde görünmesiyle tamamlanmamalıdır. Doğru kullanıcının doğru ürüne atanması, posta kutusunun kullanılabilir olması ve belirlenen erişim yönteminin çalışması kontrol edilmelidir. Gönderme, alma ve takvim kullanımı gibi işlemler işletmenin gerçek ihtiyacına göre test listesine eklenebilir. Testlerin kim tarafından yapılacağı ve şirket adına kimin kabul vereceği belirlenmelidir.

Kabul belgesi ürün ve kullanıcı ataması özetini, denenen işlevleri ve açık kalan konuları gösterebilir. Örneğin kullanıcı webden erişebiliyor ancak masaüstü uygulama bağlantısı henüz yapılamıyorsa bu durum tamamlandı olarak geçilmemelidir. Sorunun uygulama lisansı, cihaz veya erişim ayarına bağlı olup olmadığı ayrıca incelenebilir. İlk gün sonrasında destek isteniyorsa bunun süresi, talep kanalı ve kapsamı da teklifin parçası olmalıdır.

Uygulama öncesi son kontroller

Teklif talebinizi hazırlarken kaç çalışan için e-posta gerektiğini, mevcut platformu, yaklaşık kutu doluluklarını ve masaüstü uygulama ihtiyacını yazın. Ortak adresleri, arşiv beklentinizi ve taşıma talebinizi ayrıca belirtin. Elinizde tam envanter yoksa bilinen bilgileri paylaşarak eksik alanların incelenmesini isteyebilirsiniz. Hazırlık belgesinin amacı bütün teknik kararları sizin vermeniz değil doğru hizmet kapsamının kurulmasına yardımcı olmaktır.

Son kontrol listesinde posta kutusu ihtiyacı, arşiv, ortak adresler, uygulama hakları ve kullanıcı atamaları birlikte yer almalıdır. Tamamlanan kontrolleri ve açık kalan işleri ayrı kaydedin. Sorumluları ve sonraki adımları belirlemek, uygulama sonucunu başlangıçta tanımlanan kapsamla karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Teklif için Exchange mail hizmeti sayfasına gidin.

Sık Sorulan Sorular