Microsoft 365 Business lisansı nasıl seçilir?

Microsoft 365 Business lisansı nasıl seçilir?

Microsoft 365 Business lisansı seçimi, çalışanların kullandığı uygulamalara ve şirketin çalışma düzenine dayanmalıdır. Tarayıcıyla çalışan bir kullanıcıyla masaüstü uygulamaya ihtiyaç duyan kişinin gereksinimleri farklı olabilir. Dosya paylaşımı, cihaz yönetimi ve güvenlik beklentileri de ürünün güncel kapsamıyla karşılaştırılmalıdır. Bir özelliğin lisansa dahil olması, ortamda uygulanmasının tamamlandığı anlamına gelmez. Uygulama kapsamı için Microsoft 365 lisanslama sayfasındaki açıklamalar da değerlendirilebilir.

İşletmenizin lisans ihtiyacı bütün çalışanlar için aynı olmayabilir. Ofiste masaüstü uygulamalarla çalışan personelle ağırlıklı tarayıcı kullanan saha ekibinin gereksinimleri farklıdır. Şirket cihazlarını yönetmek veya gelişmiş erişim politikaları uygulamak istiyorsanız bunun da ürün ve uygulama tarafı değerlendirilmelidir. Teklifiniz kullanıcı gruplarını, seçilen planları, dönem koşullarını ve dahil teknik hizmetleri ayrı gösterecek şekilde hazırlanmalıdır.

Çalışanları görevlerine göre lisans ihtiyacına ayırın

Bir lisanslama çalışmasına yalnız toplam personel sayısıyla başlamak bazı ihtiyaçları görünmez bırakabilir. Önce çalışanları yaptıkları iş üzerinden gruplandırın: tarayıcıdan belge düzenleyenler, bilgisayarına uygulama kuranlar, paylaşılan dosyalarla çalışanlar veya yönetilen cihaz kullananlar. Her grup için gereken uygulama ve hizmetleri yazın. Böylece ürün önerisinin hangi ihtiyacı karşıladığı teklif üzerinde izlenebilir hale gelir.

Varsayımsal bir işletmede muhasebe ekibi masaüstü uygulamalara, satış ekibi mobil erişime ve yönetim ekibi cihaz güvenliği kontrollerine ihtiyaç duyabilir. Bu örnek her şirketin aynı biçimde lisanslanacağı anlamına gelmez. Kullanılan muhasebe eklentileri, belge biçimleri ve çalışma düzeni değerlendirmeyi değiştirebilir. Çalışan unvanı yerine gerçek kullanım senaryosuna bakmak, daha pahalı bir planı otomatik olarak daha uygun kabul etme alışkanlığını önler.

Business Basic, Standard ve Premium kapsamını teklif üzerinde görün

Microsoft 365 Business ürün ailesinde planların uygulama ve yönetim kapsamları farklıdır. Microsoft plan seçenekleri belgesi, Business Basic ile masaüstü uygulama hakları içeren Standard ve Premium planları arasında ayrım yapar. Ürünün güncel sürümü ve satın alınacak seçenek üzerinden doğrulama gerekir. Teklifte yalnız Basic veya Premium yazması yerine tam ürün adının belirtilmesini isteyin.

Genel bir paket karşılaştırması ihtiyaç görüşmesinin yerini tutmaz. Örneğin masaüstü Excel isteyen bir çalışan için uygulama hakkının bulunması gerekirken, başka bir çalışanın yalnız web kullanımına ihtiyacı olabilir. Premium planın sunduğu güvenlik ve cihaz yönetimi olanakları da yapılandırma gerektirebilir. Hangi özelliğin kullanılacağı ve uygulanmasının ayrıca hizmet kapsamına girip girmediği baştan belirlenirse lisans alımıyla kurulum beklentisi birbirine karışmaz.

Masaüstü uygulamaları ve mevcut bilgisayarları birlikte değerlendirin

İşletmenizde zaten kullanılan Office uygulamalarının lisansları ve sürümleri olabilir. Yeni Business aboneliğine karar verirken mevcut hakları ve yeni çalışanların gereksinimlerini birlikte değerlendirin. Daha önce kurulmuş bir uygulamanın bilgisayarda bulunması, yeni kullanım için uygun lisansın bulunduğunu tek başına göstermez. Benzer şekilde yeni kullanıcı lisansı almak her cihazın teknik olarak hazır olduğu anlamına gelmez.

Teklif aşamasında kullanılan işletim sistemleri, bilgisayar sayısı, ortak cihazlar ve kritik eklentiler hakkında bilgi verin. Uygulama kurulumu isteniyorsa uyumluluk kontrolü, eski kurulumun durumu ve kullanıcı oturumu ayrı incelenebilir. Paylaşılan bilgisayar veya özel çalışma ortamları için ürünün kullanım hakları ayrıca doğrulanmalıdır. Standart bir personel listesinin her cihaz senaryosunu kapsadığı varsayılmadan, şirketin çalışma biçimine uygun bir uygulama planı çıkarılmalıdır.

E-posta ve dosya paylaşımı için hedef çalışma düzenini belirleyin

Business lisanslama, yalnız kurumsal posta kutusundan daha geniş bir iş ihtiyacını karşılayabilir. Şirket dosyalarının nerede tutulacağı, ekiplerin nasıl paylaşım yapacağı ve ayrılan çalışanların dosyalarının nasıl devredileceği başlangıçta konuşulmalıdır. Ancak ürünün bir dosya hizmeti içermesi bütün mevcut klasörlerin kendiliğinden doğru yapıya taşındığı anlamına gelmez. Dosya düzenleme ve taşıma gerekiyorsa bunun teslimi ayrı tanımlanmalıdır.

E-posta tarafında kullanıcı hesapları, ortak adresler ve mevcut platform dikkate alınır. Dosya tarafında ise ekip erişimleri, kişisel çalışma alanları ve dış paylaşım ihtiyacı ayrı başlıklardır. Teklifte hangi kullanıcıya hangi ürünün atanacağı yanında, hangi teknik işlerin yapılacağı da belirtilsin. Mevcut veriler korunarak geçiş isteniyorsa Microsoft 365 kurulum hizmeti ile lisanslama kapsamını birlikte değerlendirebilirsiniz.

Güvenlik özelliklerini satın alma ve uygulama olarak ayırın

Şirketiniz yönetilen cihazlar, kontrollü erişim ve gelişmiş tehdit koruması istiyorsa lisanslama kararının güvenlik hedefleriyle birlikte verilmesi gerekir. Microsoft Business ürün karşılaştırması, Premium seçeneklerinde kimlik, cihaz ve tehdit koruması alanlarını açıklar. Satın alınacak tam ürünün içerikleri doğrulanmalı; gerekli politikanın nasıl uygulanacağı ayrıca kapsamlandırılmalıdır. Bir güvenlik özelliğinin lisansa dahil olması onun şirket ortamında doğru yapılandırıldığı anlamına gelmez.

Teklif talebinde kişisel cihaz kullanımı, uzaktan çalışma, şirket bilgisayarları ve erişim onayı gibi konuları belirtin. Uygulama hizmeti isteniyorsa pilot kullanıcılar, değişiklik onayı ve kontrol adımları yazılsın. Çalışanların işini durduran beklenmedik erişim kısıtları oluşmaması için test yaklaşımı belirlenebilir. Lisans tercihiyle güvenlik yapılandırmasını aynı isim altında belirsiz bırakmak yerine, her birinin sorumlusu ve teslimi görünür olmalıdır.

Teams ve ek ürünleri tam ürün adıyla doğrulayın

İşletmenizin çevrim içi toplantı veya ekip iletişimi ihtiyacı varsa teklif edilen ürünün Teams içerip içermediğini açıkça sorun. Ülke, ürün seçeneği ve mevcut satın alma koşullarına göre paketleme değişebileceğinden bütün Business planlarını aynı içerikte kabul etmeyin. Teklifte tam ürün adı ve dahil hizmetler listelenmelidir. Telefon, gelişmiş toplantı veya başka ek özellikler isteniyorsa bunlar ayrıca değerlendirilmelidir.

Aynı yaklaşım yapay zekâ ve ek iş uygulamaları için de geçerlidir. Belirli bir ürün adının altında görülen bütün özelliklerin şirketiniz için alınacak abonelikte bulunduğu varsayılmamalıdır. Hangi çalışanların hangi işlevi kullanacağı açıklanarak gerekli ek ürünler kontrol edilebilir. Kullanılmayacak bir özelliğin varlığı satın alma gerekçesi olmamalı; önemli olan iş ihtiyacının uygun ürün ve doğrulanmış kullanım hakkıyla karşılanmasıdır.

Kullanıcı büyümesini ve Business ailesinin sınırlarını hesaba katın

Lisans talebi yalnız bugünkü çalışan sayısını göstermemelidir. Planlanan işe alımlar, yeni departmanlar ve grup şirketlerinin aynı ortamı kullanma beklentisi de paylaşılmalıdır. Microsoft Business planları küçük ve orta ölçekli kuruluşlara yönelik kullanıcı sınırları içerir. Büyük veya hızlı büyüyen yapılarda güncel ürün koşulları kontrol edilerek Enterprise seçeneklerinin değerlendirilmesi gerekebilir. Ayrı abonelikler açmanın bütün sınırları ortadan kaldırdığı varsayılmamalıdır.

İşletmenizin büyüme tahmini kesin değilse yaklaşık senaryolarla çalışılabilir. Örneğin mevcut ekip için gerekli lisanslar ve yakın dönemde beklenen ek kullanıcılar ayrı satırlarda gösterilebilir. Gelecekteki ihtiyaç için gereğinden fazla lisans almak yerine yeni kullanıcı eklemenin koşullarını öğrenin. Kullanıcı gruplarının farklı planlarla yönetilmesi düşünülüyorsa ürün hakları ve yönetim yükü de değerlendirmeye dahil edilmelidir. Böylece ilk teklif ilerideki değişiklikleri tamamen görünmez bırakmaz.

Microsoft 365 Business lisanslama fiyatı nasıl oluşur?

Teklif bedelini etkileyen temel kalemler ürün seçeneği, kullanıcı adedi, abonelik dönemi ve ödeme sıklığıdır. Kurulum, veri taşıma, cihaz hazırlığı veya güvenlik politikası uygulaması isteniyorsa bunların hizmet bedelleri ayrıca açıklanmalıdır. Güncel teklif için para birimi, vergi durumu ve geçerlilik tarihi görünür olmalıdır. Kamuya açık başka bir ülke fiyatını şirketinizin kesin satın alma tutarı gibi değerlendirmeyin.

Teklifleri karşılaştırırken iki sağlayıcının aynı ürün ve dönem için yanıt verdiğini doğrulayın. Birinde Teams veya ek ürün bulunurken diğerinde bulunmaması fiyatı ve kullanılabilir özellikleri değiştirebilir. Aylık ödeme ile aboneliğin aylık sona erme hakkını da birbirine karıştırmayın. Yalnız lisans teminiyle lisans ataması, kullanıcı hazırlığı ve uygulama desteğini içeren çalışma aynı teslim değildir. Dahil olmayan işlerin açık yazılması fiyatın anlamını belirginleştirir.

Atama, uygulama ve kullanıcı kabulünü belgeleyin

Lisanslama çalışmasının teknik işlemleri de içerdiği durumda tamamlanma ölçütleri başlangıçta kararlaştırılmalıdır. Kullanıcı başına atanan ürünlerin özeti, uygulama erişimi ve talep edilen hizmetlerin kullanılabilirliği kontrol edilebilir. Her departman için aynı test gerekmeyebilir; muhasebe için masaüstü belge açma, saha ekibi için mobil erişim veya proje ekibi için dosya paylaşımı farklı kabul senaryolarıdır. Testlerin gerçek iş ihtiyacını göstermesi gerekir.

Teslim kaydı hangi kullanıcının hangi ürünü aldığını, hangi kontrollerin tamamlandığını ve açık kalan konuları açıklamalıdır. Ek güvenlik çalışması varsa uygulanan politikalar ve kontrol edilen cihazlar ayrıca listelenebilir. Sürekli destek isteniyorsa Microsoft 365 yönetim hizmeti kapsamını değerlendirin. Böylece satın alma tamamlandıktan sonraki yeni kullanıcı, erişim ve uygulama taleplerinin kim tarafından ele alınacağı da belirsiz kalmaz.

Uygulama öncesi son kontroller

Teklif görüşmesi için çalışan sayınızı, kullanıcı gruplarını, gerekli uygulamaları ve mevcut e-posta platformunuzu paylaşın. Şirket bilgisayarları, uzaktan çalışma, ortak cihazlar ve güvenlik hedefleri hakkında kısa bilgi ekleyin. Bilmediğiniz ürün adlarını tahmin etmeniz gerekmez; hedeflediğiniz iş akışını açıklamanız uygun seçeneklerin değerlendirilmesine yardımcı olur. Mevcut abonelikleriniz varsa ürün isimleri ve adetleri inceleme için başlangıç sağlayabilir.

Son kontrol listesinde çalışan grupları, uygulama hakları, dosya paylaşımı, cihazlar ve güvenlik yapılandırması birlikte yer almalıdır. Tamamlanan kontrolleri ve açık kalan işleri ayrı kaydedin. Sorumluları ve sonraki adımları belirlemek, uygulama sonucunu başlangıçta tanımlanan kapsamla karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Teklif için Microsoft 365 lisanslama sayfasına gidin.

Sık Sorulan Sorular